Kelengkapan Tombol, antara lain :
o Nota Peminjaman Baru (F3)
Berfungsi untuk berpindah record (=halaman) ke record baru (=halaman kosong) untuk entri data peminjaman baru.
o Tombol Mengembalikan (F4)
o Tombol Navigasi
o Tombol Control Buku Belum Kembali
o Tombol Save (Update Data Peminjaman)
o Tombol Delete (Data Peminjam)
o Tombol Preview Nota
o Tombol Print Nota
o Tombol Report Harian / Tanggal
o Tombol Status Peminjaman
o Tombol Update data Peminjam
o Tombol Update Default Data
o Tombol Entri Data Buku Baru
o Tombol Entri Data Anggota Baru
o Tombol Default Pustakawan
o Tombol Help
o Tombol Office Assistant
Kelengkapan Kolom, antara lain :
Kolom Aktif :
o Kolom Nomor Anggota
o Kolom Nama Anggota
o Kolom Nomor Buku
o Kolom Judul Buku
o Kolom Tanggal Kembali
o Kolom Lama Pinjam
o Kolom Biaya Pinjam
o Kolom Denda Keterlambatan
o Kolom Denda Buku Hilang, dll
o Kolom Catatan Pustakawan
Kolom Non Antif (Informasi), antara lain :
o Kolom Tanggal Pinjam
o Kolom Tanggal Harus Kembali
o Kolom Maximal Buku dipinjam
o Kolom Terlambat
o Kolom Jumlah Biaya
o Kolom Jumlah Denda
o Kolom Total Biaya Peminjaman
o Kolom Total Biaya Terlambat
o Kolom Total Biaya
SubForm (Informasi Daftar Buku dipinjam/Belum Kembali)
o Nomor Nota
o Nomor Buku
o Judul Buku
o Tanggal Pinjam
o Harus Kembali
o Terlambat
Papan Informasi, antara lain:
o Informasi proses peminjaman
o Informasi Data Peminjaman + Photo Peminjam
o Informasai Jumlah buku dipinjam hari ini
Kelengkapan lain :
o Kolom Pencarian Nomor Nota
o Tombol On/Off Photo Anggota/Peminjam
o Kolom aktif Nama Pustakawan
o Photo Pustakawan
o Informasi Total Buku dipinjam
o Kolom pencarian buku dipinjam
o Tombol Lihat Data Pengunjung
Ø Tekan tombol Nota Peminjaman Baru (F3), tombol yang berfungsi untuk berpindah record (=halaman) ke record baru (=halaman kosong) untuk entri data peminjaman baru. Kursor otomatis berada di kolom nomor panggil anggota. Selanjutnya ketik no.anggota, atau sorotkan scanner barcode pada barcode anggota (kartu anggota), atau ketik beberapa huruf nama anggota pada kolom nama anggota, atau cari nama pada kolom nama anggota dengan menekan tombol dropdown sebelah kanan kolom nama anggota.
Setelah pengisian nomor/nama anggota, otomatis akan anda lihat informasi anggota pada papan informasi anggota sebelah kanan photo anggota.
Dan kursor otomatis berbindah ke kolom nomor buku.
Ø Selanjutnya ketik nomor buku, atau sorotkan scanner barcode pada barcode di halaman depan bahan pustaka, atau ketik beberapa huruf judul buku pada kolom judul buku, atau tekan tombol panah sebelah kanan kolom judul buku.
Ø Secara otomatis setelah entri data peminjaman buku, dapat anda lihat informasi buku yang dipinjam akan terdata pada papan informasi Daftar Buku dipinjam (Nomor nota, nomor buku, total buku yang sedang dipinjam, dan informasi lainnya)
Ø Ketentuan peminjaman akan anda lihat pada papan ‘Informasi Ketentuan Peminjaman’ (tanggal pinjam, lama pinjam, tgl harus kembali, biaya pinjam, denda dan maksimal buku dipinjam). Apabila peminjaman bersifat khusus, anda dapat merubah ketentuan pinjaman dengan mengedit ketentuan peminjaman pada papan ketentuan peminjaman (tidak perlu merubah default ketentuan peminjaman bila bersifat khusus), editing ketentuan peminjaman tidak akan merubah default ketentuan peminjaman sistem, hanya bersifat khusus pada peminjaman itu saja.
Ø Pada prinsipsnya proses peminjaman buku hanya terdiri dari 2(dua) kali entri data saja, yaitu memasukan nomor anggota dan nomor buku. Baik dengan pengetikan maupun akan lebih cepat dan efisien bila menggunakan scanner barcode. Selebihnya bersifat otomatis anda akan melihat perubahan informasi dan editing informasi bila diperlukan.
Ø Report pemminjaman harian dapat anda prinout dengan membuka print preview melalui tekan tombol ‘Report Harian/Tgl’, report harian seperti tampak pada gambar berikut :
Ø Tekan tombol Mengembalikan (F4), otomatis kursor akan menuju kolom nomor buku pada papan Daftar buku dipinjam (sebelah kanan atas form peminjaman), selanjutnya ketik nomor buku yang akan dikembalikan, atau sorot barcode buku yang akan dikembalikan dengan scanner barcode, atau secara manual tekan baris-baris daftar buku.
Ø Selanjutnya akan anda lihat record otomatis akan menuju pada data buku yang belum dikembalikan, dan otomatis akan memunculkan form kalender yang dapat anda pilih tanggal pengembalian buku, defaultnya tanggal kalender akan menyorot pada tanggal komputer sekarang. Tekan OK pada form kalender atau tekan enter, dan otomatis tanggal yang dipilih akan masuk ke kolom tanggal kemali.
Ø Secara otomatis dapat anda lihat pada papan daftar buku dipinjam bahwa data buku yang telah dikembalikan akan terhapus pada daftar, jumlah total buku dipinjam otomatis akan berkurang.
Ø Pada prinsipnya bila menggunakan scanner barcode proses pengembalian buku hanya terdiri dari 2 kali proses saja, yaitu dengan scan pada barcode buku dan tekan enter.
Ø Kebanyakan perpustakaan yang baru menggunakan otomasi, biasanya bermasalah pada pengisian data buku. Karena tidak mungkin sekaligus ribuan data buku dapat di entri ke otomasi. Padahal Mahasiswa siap antri akan meminjam buku. Tanpa kehilangan data peminjaman, otomasi tetap memberikan layanan peminjaman bagi buku yang belum di entri data, tetapi sangat dibutuhkan oleh Mahasiswa untuk di pinjam. Untuk menanggulangi hal tersebut, program otomasi menyediakan form data buku sementara, yaitu dengan klik tombol ‘Entri Data Buku Baru’ (sudut kanan atas), maka akan tampak seperti gambar berikut:
Entrikan minimal pada 3 kolom: Nomor Induk Bahan Pustaka, Judul Bahan Pustaka, dan Klasifikasi.
Selanjutnya anda dapat melaksanakan proses layanan peminjaman pada form peminjaman.
Ø Demikian halnya bila ada calon anggota belum terdaftar dan akan meminjam buku, anda dapat daftarkan secara cepat melalui tekan tombol ‘Entri Data Anggota Baru’ (sudut kanan atas), maka akan tampak seperti gambar dibawah ini:
